I annonsen eller i förfrågningsunderlaget till upphandlingen anges de krav som leverantören måste leva upp till. Klarar leverantören inte angivna krav kan kommunen inte teckna avtal.

Leverantör ska alltid vara registrerade för moms och som arbetsgivare (om man har anställd personal) ha F-skatt eller FA-skatt och ha skött sina förpliktelser gällande skatter och avgifter.

Andra krav på leverantören kan gälla teknisk och ekonomisk kapacitet, kompetens, erfarenhet och referenser, miljöarbete, kvalitetsarbete, uppfyllelse av standarder med mera.

Krav på tjänster, uppdrag och entreprenad kan gälla organisation, kapacitet, miljöaspekter, utförande, uppfyllelse av standarder, leveranstider, med mera.

Krav på varor kan vara volymer, mått, uppfyllelse av standarder, kvalitet, miljöaspekter, utförande, leveranstider med mera.

I annonsen eller i förfrågningsunderlaget till upphandlingen anges vad anbudet ska beskriva och vilka uppgifter som anbuden ska innehålla. Saknas uppgifter i anbudet kan leverantören bli utesluten ur upphandlingen.

Gör dig bekant med förfrågningsunderlaget; det säger vad som gäller, vilka krav som ställs och hur anbuden utvärderas.

• Klarar ni kraven på leverantören och på varan eller tjänsterna?
• Vilka kriterier gäller för prövningen av anbuden?
• Kontakta ansvarig upphandlare om något är oklart.
• Ha struktur på ditt anbud. Försök att ställa upp ditt anbud i samma ordning och med samma rubriker som i förfrågningsunderlaget.
• Kontrollera att alla krav besvaras i ditt anbud.
• Beskriv i anbudet det som vi i övrigt efterfrågar i förfrågningsunderlaget.
• Ställ inte egna krav eller förslag om förändringar i upplägg, tid, volym och dylikt om vi inte efterfrågar detta. Det kan innebära att vi inte kan jämföra ditt anbud med de övriga. Om du har fler förslag är det bättre att lämna dessa anbud separat, men det ursprungliga anbudet ska alltid motsvara de krav som ställs i förfrågningsunderlaget.
• Bevaka regelbundet den hemsida som kommunen annonserar på. Det är där du kan ta del av aktuell information om respektive upphandling, till exempel eventuella ändringar eller förtydliganden i förfrågningsunderlaget som görs under anbudstiden.

Frågor angående en specifik upphandling besvaras av den upphandlare eller kontaktperson som anges i förfrågningsunderlaget.

Först när en upphandling är klar och minst tio dagar gått efter tilldelningsbeskedet kan avtal slutas mellan utvald leverantör och kommunen (gäller inte vid direktupphandling). Leveranser och beställningar får ej göras före skriftligt avtal slutits.

Avtal

Ett avtal gäller en speciell leverans eller ett speciellt uppdrag. När ett avtal slutits med en leverantör skall leverantören leverera eller utföra uppdrag inom avtalad tid. I avtalet specificeras varorna eller tjänsten eller entreprenaden, priser, rabatter, leveransvillkor, miljöhänsyn, kvalitetsaspekter eller annat. Leverantören fakturerar kommunen efter slutfört uppdrag eller leverans.

Ramavtal

Ett ramavtal löper över en bestämd tid. När ett ramavtal slutits med en leverantör kan kommunens beställare vid behov beställa (avropa) från det avtalade sortimentet. Då gäller de avtalade priserna och de avtalade rabatterna. I ramavtalet specificeras även vilka varor eller tjänster som är aktuella. Leverantören fakturerar kommunen efter avrop eller på samlingsfakturor.

Betalning sker 30 dagar från ankomststämplad faktura. Förutsättning för betalning är att kommunen godkänt leverans, uppdrag eller utförd tjänst och att fakturan kan godkännas. Krav på fakturan anges under rubriken "Fakturering".

Dröjsmålsräntan debiteras enligt Svensk lag (räntelagen). Vid ofullständig eller felaktig faktura får dröjsmålsränta inte debiteras.

Fakturerings-, expeditions- eller andra avgifter betalas inte.

Fakturering får inte ske förrän leverans skett eller uppdrag eller tjänst utförts.

Beställningsreferens

När kommunen tar emot en faktura distribueras den vidare internt till rätt mottagare För att detta ska fungera måste beställningsreferens anges på fakturan. Fakturor som inte innehåller beställningsreferens skickas tillbaka till leverantören.

Övrigt innehåll

Det ska även framgå vad angivna belopp på fakturan är eller står för. Detta ska framgå av fakturan eller bifogas fakturan som en specifikation. Timtid, material samt eventuella övriga kostnader ska vara noggrant specificerade. Fakturan ska följa EU-direktiv 2001/115/EG.